Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• De verwerking opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: wettelijke verplichting.
• De verwerking verstrekken door middel van doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: toestemming cliënt.
• De verwerking opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: uitvoering overeenkomst (in opdracht van cliënt).
• De verwerking verstrekken door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in register KNB, Belastingdienst, registerhouders, Centraal testamentenregister, van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: wettelijke verplichting.
• De verwerking verstrekken door middel van doorzending van hypotheekafschriften met bankverklaring ten behoeve van hypotheekverstrekking, van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: hypotheekvestiging (financiële instellingen).
• De verwerking vastleggen, raadplegen ten behoeve van legalisering van handtekeningen, van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: toestemming cliënt.
• De verwerking verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven en dergelijke, vindt plaats op basis van toestemming.
• De verwerking verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten, vindt plaats op basis van toestemming.
• De verwerking verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie , vindt plaats op basis van wettelijke verplichting.
• De verwerking verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. ten behoeve van aanleg en beheer personeelsdossier; het legitimeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring, vindt plaats op basis van wettelijke verplichting.
• De verwerking verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens, vindt plaats op basis van toestemming.
Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister
• Makelaar of andere adviseur in verband met een opdracht waarin u één van de partijen bent
• Schenker
• Gemeente (-lijke instellingen)
Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• KNB
• Belastingdienst
• Tolken
• SvB
• Banken
• Uw contractspartijen
• Advocatenkantoren
• Andere notariskantoren
• Andere direct betrokkenen zoals de Vereniging van Eigenaars in geval van eigendomsoverdracht
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan vernemen wij dit graag via e-mail (info@smartlegal.nl). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Op alle opdrachten die door ons kantoor worden aanvaard zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze voorwaarden bevatten een aansprakelijkheidsbeperking.

Algemene voorwaarden LR Notariaat De Meern.

1. LR Notariaat is handelsnaam van LR Notariaat B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, die ten doel heeft het uitoefenen van de notarispraktijk.
2. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere opdracht aan LR Notariaat, daaronder begrepen iedere vervolgopdracht of gewijzigde of aanvullende opdracht.
3. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door LR Notariaat, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De werking van artikel 7: 404 Burgerlijk Wetboek (“BW”), dat voor het laatst genoemde geval een regeling geeft, en de werking van artikel 7: 407 lid 2 BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt in het geval waarin twee of meer personen een opdracht hebben ontvangen, worden volledig uitgesloten.
4. Indien zich bij de uitvoering van een opdracht onverhoopt een gebeurtenis – waaronder ook een nalaten begrepen wordt – voordoet, die tot aansprakelijkheid leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de door LR Notariaat gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico dat LR Notariaat onder die beroepsaansprakelijkheidsverzekering draagt. Indien door of in verband met de uitvoering van een opdracht of anderszins schade aan personen of zaken wordt toegebracht, wordt aansprakelijkheid uitdrukkelijk uitgesloten.
5. Voor zover personen die in verband met de uitvoering van opdrachten van opdrachtgevers worden ingeschakeld, hun aansprakelijkheid in verband daarmee willen beperken, houden alle aan LR Notariaat gegeven opdrachten de bevoegdheid van LR Notariaat in om dergelijke aansprakelijkheidsbeperkingen mede namens die opdrachtgevers te aanvaarden. Iedere eigen aansprakelijkheid van LR Notariaat voor onverhoopte tekortkomingen van deze ingeschakelde personen is uitgesloten.
6. De onder 4 opgenomen aansprakelijkheidsbeperking geldt ook voor het geval dat ten onrechte een opdracht geweigerd mocht zijn en daaruit schade mocht voortvloeien.
7. Verstrekte opdrachten worden door LR Notariaat uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van de opdrachtgever. Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden, en meer in het algemeen aan de wijze waarop aan die verstrekte opdrachten al dan niet uit voering is gegeven, geen rechten ontlenen.
Een vordering op LR Notariaat mag niet worden gecedeerd of worden verpand.

8. Op de rechtsverhouding tussen LR Notariaat en haar opdrachtgevers is Nederlands recht van toepassing. Alleen de Nederlandse rechter is bevoegd van enig geschil tussen LR Notariaat en een opdrachtgever kennis te nemen.
9. Niet alleen LR Notariaat, maar ook alle personen – zowel zij die op enigerlei wijze aan LR Notariaat B.V. zijn verbonden als ook derden – die bij de uitvoering van enige opdracht van een opdrachtgever zijn ingeschakeld, kunnen op deze Algemene Voorwaarden een beroep doen.
10. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan Opdrachtgever van rechtswege (dus zonder dat enige aanmaning of nadere ingebrekestelling vereist is) in verzuim is.
In geval van verzuim is Opdrachtgever over het factuurbedrag of het niet betaalde gedeelte daarvan een vertragingsrente verschuldigd van 1% per maand of een gedeelte van een maand, te rekenen vanaf de vervaldatum tot de datum van betaling.
De buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op minimaal 15% van het niet betaalde gedeelte van de factuurbedragen (inclusief BTW).
Indien LR Notariaat haar vordering in een gerechtelijke procedure (arbitrage en bindend advies daaronder begrepen) aanhangig heeft gemaakt, is Opdrachtgever gehouden de met deze procedure gemoeide werkelijke kosten te vergoeden. Hieronder zijn begrepen de kosten van advocaten, procesgemachtigden, alsmede het aan arbiters of bindend adviseurs verschuldigde honorarium en vastrecht, ook indien deze een eventuele proceskostenveroordeling op grond van artikel 237 en verder van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering te boven gaan.
Deze vergoeding van de kosten zal steeds, zodra (interne of externe) juridische bijstand door LR Notariaat is ingeroepen, respectievelijk door LR Notariaat incasso maatregelen worden genomen, zonder dat enige nadere vorm van bewijs nodig is, in rekening worden gebracht en door Opdrachtgever verschuldigd zijn.
KLACHTENREGELING

Op de behandeling van klachten van opdrachtgevers van LR Notariaat over de dienstverlening door (kandidaat-)notarissen van LR Notariaat is van toepassing de Klachten- en geschillenregeling Notariaat. Zie ook http://www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.

Deze verklaring geeft informatie over hoe het CLTR omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Centraal Levenstestamentenregister (CLTR)

Adres: Spui 184

Postcode / Plaats: 2511 BW Den Haag

Telefoon: 0900 114 4 114

e-mailadres CLTR: ctr@knb.nl

e-mailadres Functionaris voor gegevensbescherming: fg@knb.nl

Onze dienstverlening

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de registratie van een notariële akte in het CLTR.

Onze organisatie vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

– om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

– om een overeenkomst met u te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld een verzoek tot inschrijving; of

– voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Uw persoonsgegevens bij het inschrijven van een akte in het CLTR

Het CLTR registreert op verzoek persoonsgegevens en gegevens over notariële akten om te zorgen dat uw levenstestament of volmacht gevonden en uitgevoerd kan worden.

In het CLTR worden per akte geregistreerd:

– uw volledige naam (achternaam en voornamen), geboorteplaats en – datum;

– de gegevens die nodig zijn om de notariële akte te kunnen vinden (datum, aktenummer en notaris) waarin u een levenstestament of algehele volmacht heeft opgenomen en/of verklaringen uit een eerder levenstestament of een eerdere volmacht heeft herroepen;

– om welk soort akte het gaat.

De inhoud van de akte en uw verklaringen daarin worden niet gepubliceerd in het CLTR.

Overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door het CLTR geldt dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het afhandelen van inlichtingenverzoeken. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met toestemming de benodigde persoonsgegevens op van degene die een inlichtingenverzoek doet.

Het CLTR maakt de gegevens alleen bekend aan notariskantoren en als dat gewenst is voor de uitvoering van de verklaringen in de akte. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als het CLTR persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de uitvoering van uw opdracht aan een notaris. De bron van die gegevens zal dan het betreffende notariskantoor zijn. De notaris is verplicht uw persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen te controleren als hij die in een notariële akte opneemt.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Onze organisatie geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door onze organisatie niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Persoonsgegevens die betrekking hebben op registraties van akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door onze organisatie worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens onze organisatie verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens die eveneens zijn neergelegd in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Wanneer het gaat om persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de registratie van notariële akten, dan mag onze organisatie deze persoonsgegevens niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door onze organisatie wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor de registratie van een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Toestemming

Wij kunnen uw gegevens alleen registreren als u daarvoor toestemming geeft aan de houder van het CLTR, de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De inschrijving in het CLTR wordt geregeld door de notaris. U ondertekent bij de notaris een toestemmingsverklaring voor de inschrijving. Dat gebeurt meestal bij de notariële akte die u ondertekent. De notaris zorgt ervoor dat deze toestemmingsverklaring beschikbaar is voor de KNB.

U kunt de toestemming voor de vermelding van uw persoonsgegevens ook weer intrekken. Als u dat doet, kan uw akte niet meer via het CLTR worden gevonden.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Onze organisatie stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen. Mocht onze organisatie om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door onze organisatie

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door onze organisatie dan horen wij dit graag via fg@knb.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies

De website van het CLTR plaatst cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Deze cookies worden gebruikt om deze website beter te laten functioneren en om het webbezoek te monitoren, zodat wij na kunnen gaan hoeveel mensen de website in een bepaalde periode hebben bezocht. De informatie wordt alleen op een geaggregeerd niveau gebruikt. Dat betekent dat deze niet is te herleiden tot een pc of individu.

Via de browserinstellingen op uw computer kunt u reeds geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop verschilt per browser.